A la hora de externalizar la redacción de contenido de tu empresa una cosa está clara: la creación de buen contenido comienza siempre por tener unas buenas instrucciones. Para un redactor autónomo, no hay peor cliente que aquel que no proporciona un documento informativo con instrucciones o no da suficiente información.

¿Por qué?

Porque unas instrucciones demasiado escuetas o poco claras (o ningunas) se traducirá en falta de comunicación, pérdida de tiempo y no cumplir las expectativas. El cliente no quedará satisfecho con el resultado y el redactor se frustrará por no disponer de la información necesaria para hacer su trabajo.

Crear un documento informativo con instrucciones tiene los siguientes fines:

  • Proporcionar toda la información que el redactor autónomo necesite por escrito en un único documento.
  • Evitar perder tiempo enviando correos electrónicos o llamando para aclarar dudas básicas.
  • Ahorrar dinero, ya que el redactor cobrará cada hora extra que dedique a las modificaciones no acordadas previamente.

Comparto una anécdota personal como ejemplo del caos que genera no contar con instrucciones completas, claras y precisas:

Hace tiempo contactó conmigo una empresa para que redactar una nota de prensa en español basada en datos de búsqueda que recopilaron tras analizar una página web. Me enviaron los datos en un documento de Word y varias explicaciones por correo electrónico. Faltaba mucha información (volumen del texto, datos, ángulo del mensaje, contexto) y solo se confirmó el proyecto después de un intercambio de cinco correos.

El día después de la confirmación el cliente envió otro documento con más datos y gráficos que quería que incluyera en la nota de prensa, así como información adicional y sugerencias sobre puntos específicos sobre los que podía escribir. Tras echar un vistazo a los datos encontré varias inconsistencias y avisé al cliente. Modificó los datos y me envió el documento corregido.

Tres días después de entregar la nota de prensa recibí un correo con comentarios del cliente. En los proyectos de redacción uno puede esperar tener que hacer pequeñas modificaciones, pero resulta que el cliente quería algo muy diferente a lo que entregué y debía reescribir en torno al 60 % del texto. «Escribimos una nota de prensa en francés que funcionó bien y queríamos algo similar en español». ¿Por qué no dijo eso antes? Porque, según él, no quería limitar mi creatividad. Unas horas después recibí otro correo: «Se me ha olvidado decirte que nos gustaría que incluyeras estos enlaces también».

Como no me dijo lo que quería exactamente, lo que entregué no cumplió sus expectativas (aunque cumplía los requisitos proporcionados). El resultado fue que tuve que trabajar el doble en el texto y tanto yo como el cliente desperdiciamos 10 días en un proyecto que normalmente estaría listo en dos o tres.

Moraleja para el cliente: envía siempre un documento informativo con instrucciones claras.

Moraleja para el redactor: nunca empieces a trabajar en un proyecto sin un documento formal con toda la información que necesitas.

Muchos autónomos tienen documentos similares a cuestionarios que envían a sus clientes para que los rellenen durante la primera fase de un proyecto, aunque no siempre es el caso. Si quieres transmitir bien tu mensaje y asegurarte de que recibes exactamente lo que buscas, lo ideal es crear tu propia plantilla. Procura que sea lo más completa posible.

A continuación, comparto una lista de elementos que podrías incluir:

Información básica

Comienza por los datos fundamentales: nombre del proyecto, número de referencia, fecha, nombre y datos de tu empresa y del redactor.

Información sobre tu empresa

Los redactores autónomos necesitan conocer bien cuáles son los valores de tu empresa para así saber plasmar la visión corporativa y los objetivos del negocio en el texto. Incluye una breve descripción sobre a qué se dedica tu empresa, cuáles son sus objetivos, cuáles son sus clientes y cuál es su propuesta de valor. Será buena idea incluir enlaces a la sección «Acerca de», «Sobre nosotros» o similares de la web.

Información del proyecto

Descripción general sobre el tema del que escribir y un título como referencia.

Volumen. ¿Cuántas palabras debe tener el texto? Menciona un rango aproximado.

Ejemplo: el artículo debe tener entre 800 y 900 palabras.

Ubicación. ¿Dónde se va a publicar el texto? (blog o página web de la empresa, revista en papel, libro, web de tercero…).

Información adicional y lista de enlaces y recursos útiles. ¿Tienes ejemplos de textos similares escritos con anterioridad para tu empresa? Envía el enlace. Si no, investiga un poco sobre el tema e incluye enlaces a recursos útiles que puedan ayudar al redactor.

Proceso. ¿Quién va a ser la persona de contacto para el redactor? ¿Quién debe recibir el texto? ¿Cuántas revisiones y de qué tipo esperas que el redactor haga dentro de la tarifa acordada? Estas son algunas de las preguntas que el documento debe responder. Acuérdate de incluir los datos de contacto de una segunda persona si la principal persona de contacto va a estar ausente durante el proyecto.

Ejemplo: el artículo debe enviarse a J.J.J. por correo electrónico a la dirección X. Se revisará en plantilla y se enviará al redactor en un plazo de 28 horas, quien hará la revisión final antes de publicarlo en nuestro blog. Los comentarios sobre el texto se harán utilizando la función de control de cambios de Microsoft Word.

Público. ¿A quién va dirigido el texto? Sé lo más específico que puedas e incluye datos como edad, sexo, profesión, ubicación, intereses, preocupaciones. Si aún no lo has hecho, crea ejemplos de clientes ideales (los buying personas, en inglés). Puedes utilizar la información de este artículo de HubSpot para saber cómo crearlos.

Mensaje. ¿Cuál es la idea principal que quieres transmitir? ¿Con qué quieres que se quede el lector después de leer el texto?

Objetivo. Piensa en lo que quieres conseguir con el contenido: informar, persuadir, entretener, etc. ¿Quieres promocionar tu empresa, aumentar las ventas, aumentar el tráfico a la web? Cada objetivo requiere un enfoque y un tipo de contenido distinto.

Tono y estilo. ¿Cómo quieres que los clientes perciban tu marca? Crea una guía de estilo general y específica para el idioma de cada mercado en el que trabajes y envíasela a tus redactores de contenido. Quizá haya ciertos términos que tu empresa no quiera utilizar. Proporciona una guía de estilo propio o, al menos, enlaces a proyectos anteriormente publicados, para que el redactor tenga una buena idea de lo que esperas que cree. Si no la tienes, puedes trabajar con el redactor y que te ayude a crear una.

SEO. Comparte las normas de tu empresa en cuanto a enlaces internos y externos. Comparte tu archivo de palabras claves para ese texto y las instrucciones que el redactor deba seguir.

Ejemplo: de la lista de palabras claves, elige una con alto volumen de resultados de búsqueda e inclúyela en el título, en el cuerpo del texto (al menos dos veces) y en la metainformación (título, descripción y palabra clave principal). Elige hasta tres palabras claves adicionales y usa cada una al menos una vez a lo largo del texto.

Presupuesto y pagos. Incluye la tarifa acordada con el redactor y los términos y métodos de pago, para evitar cualquier malentendido.

Información y requisitos adicionales

Formato. No olvides incluir instrucciones específicas relativas al formato del contenido, tales como tipo de documento, tipografía, tablas, colores, etc.

Imágenes. ¿Quién se encarga de buscar imágenes para ilustrar el texto? Si es un servicio que ofrece el redactor, incluye enlaces a bancos de imágenes que puedan utilizar y proporciona datos de acceso a las cuentas prémium que tu empresa tenga en iStock, Shutterstock o similares.

Recuerda: la creación de un buen texto comienza por entregar un documento informativo con instrucciones detalladas, precisas y claras a tu redactor.

¿Buscas a un redactor de contenido en español para tus textos?

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IRENE CORCHADO RESMELLA es traductora y redactora de contenido residente en Oxford. Tras trabajar como editora de contenido en plantilla para dos importantes marcas de alojamiento turístico, actualmente se especializa en traducción de marketing y redacción de contenido para el sector turístico y trabaja tanto con empresas como con agencias de marketing turístico. Cuenta con un certificado en Inbound Marketing, es una viajera frecuente y la autora de dos blogs: Piggy Traveller y The CuriolancerPonte en contacto

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